La inspección de la Seguridad Social puede presentarse en cualquier momento y sin preaviso. Tener toda la información organizada evita sanciones y reclamaciones inesperadas. Para acelerar este trabajo, conviene usar herramientas que generen informes claros en segundos, como las que ofrece Monitor Informática. En los siguientes apartados verás, paso a paso, cómo preparar tu empresa.
- Reúne la documentación esencial
Primero, haz un inventario de papeles que casi siempre piden:
- Contratos de trabajo: ten a mano el documento firmado por ambas partes y cualquier anexo con cambios de jornada o salario.
- Nóminas y recibos de cotización: cada mes debe coincidir la nómina entregada y el modelo FAN que se envía a la Seguridad Social.
- Seguros sociales: certifica que no tienes deudas con la Tesorería. Un certificado descargable de la sede electrónica basta.
Ejemplo breve:
Una pyme con ocho empleados reservó una carpeta por año. Así, en diez minutos localizó la nómina de noviembre de 2023.
- Organiza los registros de jornada
La ley exige constancia diaria de entrada y salida. Si mantienes hojas de Excel o papel, revisa:
- Que las horas coincidan con el contrato.
- Que figuren las horas extraordinarias, si las hay.
- Que cada empleado firme el registro.
Una alternativa: exportar desde tu software de gestión un informe de “registro diario” con totales mensuales. Ahorras validación manual.
- Verifica los plazos y formatos
Cada tipo de documento tiene un plazo para su conservación:
- Contratos y nóminas: cinco años.
- Registros de jornada: cuatro años.
- Comunicaciones y notificaciones: tres años.
Comprueba que todos tus archivos sigan el mismo formato (PDF o CSV). Un archivo mixto con Word y PDF obliga al inspector a pedir conversión.
- Genera informes claros con herramientas digitales
Extraer datos de varias tablas y PDF lleva horas. Con un sistema integrado, agrupar toda la información en un solo clic es posible:
- Selecciona el año y el mes.
- Marca los empleados o departamentos.
- Exporta un informe global en PDF.
Este informe incluye nómina, horas registradas y cotizaciones por trabajador. Tanto tu gestor como el inspector agradecen un paquete ordenado.
- Control de ausencias y bajas
Las ausencias afectan la cotización y el cálculo de la base de cotización. Revisa que:
- Bajas por enfermedad y accidentes de trabajo tengan su parte oficial de INSS.
- Permisos y vacaciones estén reflejados en nómina y registro de jornada.
- Complementos que cubriste tú como empresa (por ejemplo, los primeros días de baja).
Un ejemplo concreto: si un empleado estuvo de baja siete días en marzo, su nómina debe reflejar base reducida y baja en el registro de jornada.
- Prepara un plan de preguntas y respuestas
El inspector suele hacer consultas puntuales. Para no improvisar:
- Crea un listado con preguntas frecuentes: “¿Cuál es la base de cotización de enero?” o “¿Cómo aplicaste la paga extra?”.
- Ten a mano la normativa que avala tu criterio (artículos del Estatuto de los Trabajadores o circulares de la Seguridad Social).
- Asigna a un responsable que responda con datos y evite interpretaciones.
Este guion reduce tiempos de estancia del inspector y mejora la impresión de transparencia.
- Usa una lista de chequeo para no olvidar nada
Un simple checklist impreso o digital ayuda a confirmar que tienes todo listo:
- Contratos firmados ✔
- Nóminas y cotizaciones ✔
- Registros de jornada ✔
- Certificados de estar al corriente ✔
- Informes exportados ✔
Si marcas cada punto con fecha y hora, quedará constancia de tu preparación.
La inspección de la Seguridad Social no es un trámite más: es una prueba de tu orden interno y de tu capacidad para cumplir plazos. Si buscas un modo de generar documentos fiables sin complicarte, visita Monitor Informática y descarga la plantilla de chequeo que integra contratos, nóminas y registros en un solo informe.
